Coordonnateur, coordonnatrice comptabilité et RH

La Maison Jean Lapointe est un organisme sans but lucratif dont la mission est d’améliorer la qualité́ de vie des personnes par le traitement, la prévention, le soutien et le partage des connaissances en matière de substances et de dépendances.

Fondée il y a plus de 40 ans, la Maison Jean Lapointe est reconnue comme une institution incontournable dans le domaine de la prévention et le traitement des dépendances au Québec.

Travailler comme à la Maison Jean Lapointe c’est :

• Soutenir et intervenir auprès des personnes en situation de vulnérabilité;
• Avoir un impact positif dans le parcours de ces personnes;
• Travailler au sein d’une équipe soudée et professionnelle;
• Donner un sens à son travail.

À la fin de mois ou d’année:

• Coordonner le processus de fin de mois et comptabiliser des écritures mensuelles.
• Effectuer la conciliation bancaire mensuelle.
• Effectuer la conciliation des transactions des carte de crédit.
• Analyse de la trésorerie et préparation le fonds de roulement.
• Assister le directeur des finances à la mise à jour des tableaux de bords mensuels
• Suivi des budget et analyse des écarts
• Assister le directeur des finances à la préparation des feuilles de travail pour l’audit annuel.
• Préparation des rapports trimestriels de TPS/TVQ.
• Recueillir les informations pour établir la démarcation de fin d’année.
• Coordonner les procédures de fin de mois et d’année d’Acomba ou Quickbooks.

Compte à payer :

• Effectuer le paiement des comptes payables.
• Effectuer le suivi des factures.
• Préparer et émettre les chèques et les paiements électroniques à toutes les semaines.
• Communiquer avec les fournisseurs et collaborateurs.
• Saisir les données dans les différents logiciels.
• Préparer la balance de vérification de la caisse-déboursée.
• Effectuer les saisies dans Acomba et/ou Quickbooks.

Paie :

• Compilation des feuilles de temps.
• Mettre à jour le fichier de paie et les suivis de vacances et congés.
• Préparation des relevés d’emploi au besoin et suivi des demandes de l’ARC au besoin.
• Préparer la paie sur Nethris.
• Saisie des écritures de paie dans Acomba et Quickbooks.

Communications et liaison avec le syndicat:

• Paiement des cotisations au syndicat
• Mettre à jour l’ancienneté des employés mensuellement et annuellement avec les vacances.
• Mettre à jour le rapport mensuel des nouvelles embauches et des départs.

Petite-caisse :

• Récupération de l’argent des machines à café et laveuses et sécheuses pour dépôt.
• Conciliation de la caisse des médicaments du service santé.
• Conciliation de la petite caisse.
• Déposer l’argent comptant des thérapies dans le coffre.
• Préparer et faire le dépôt comptant à la banque.

Autres tâches :

• Préparer les statistiques mensuelles
• Facturer la Fondation Jean Lapointe et ALFID
• Coordonner la comptabilité et préparer les chèques pour le transfert de fonds et du Regroupement.
• Contribuer aux projets d’optimisation de la direction.
• Toutes autres tâches connexes ou analyse ad hoc tel que requis par son employeur

Ressources humaines (25%):

• Coordonner la préparation des formulaires et informations requises lors d’une embauche.
• Création des dossiers employés sur Agendrix et / ou Sharepoint.
• Mise à jour des dossiers employés, coordonnées, etc.
• Mise à jour des changements salariaux.
• Suivi des fins de probation.
• Suivi des banques de congés et vacances et analyse des écarts de solde avec Nethris.
• Préparer les demandes d’antécédents judiciaires à la firme d’avocat (employés et bénévoles).
• Inscription et maintien à jour des dossiers employés à l’assurance collective.
• Préparer le calcul de la déduction appropriée pour l’assurance collective.
• Afficher les postes vacants sur nos sites partenaires en ligne ainsi qu’à l’interne.
• Inscription des transactions informatisées.